Извештаи за статусот на проектот што клиентите навистина ги читаат

Повеќето агенции испраќаат статусни ажурирања како што се поднесуваат трошоци: затоа што некој мора. Три страници завршени задачи, табела со семафор каде сѐ е зелено и завршна реченица дека следната недела ќе биде зафатена. Клиентот го прелистува првиот пасус, не гледа ништо алармантно и го затвора е-мејлот.

Потоа, во седмата недела нешто станува црвено, а клиентот е искрено изненаден. Ажурирањата не беа погрешни. Тие беа направени да докажуваат активност, а не да пренесуваат информација. Добриот статусен извештај има една задача: клиентот никогаш да не биде изненаден од нешто што вие веќе сте го знаеле.

Зошто долгите ажурирања не успеваат

Списокот завршени задачи одговара на прашањето „дали бевте зафатени?“ Клиентите ретко го поставуваат тоа прашање. Всушност сакаат да знаат дали проектот ќе заврши на време и во буџет, и дали се бара нешто од нив.

Долгите ажурирања го кријат и она што е најважно. Ако одлука што ја блокира тимот стои во деветтата точка, никој нема да ја донесе. Доцнењето потоа се припишува на агенцијата, иако причината била непрочитан е-мејл.

Структурата што функционира

Секое ажурирање нека има истите пет делови, по истиот редослед, за читателот да знае каде да гледа.

1. Статус во една реченица. „На добар пат за лансирање на 14 ноември“ или „Два дена заостануваме; надоместливо ако содржината пристигне до петок.“ Почнете со заклучокот, не со приказната.

2. Што е испорачано. Две до четири ставки, напишани како резултати што клиентот може да ги види: „Плаќањето сега работи на мобилен Safari“, а не „Рефакторирање на компонентата за плаќање“.

3. Што следува. Следните една или две пресвртници, со датуми.

4. Што ни треба од вас. Конкретни барања со одговорно лице и рок. Овој дел ги придвижува проектите, затоа дајте му посебен наслов и никогаш не го вметнувајте во текст.

5. Ризици. Сѐ што може да ги промени датумот, буџетот или обемот, и што правите по тоа прашање. Ако овој дел е празен секоја недела, или проектот е тривијален или не гледате внимателно.

Тоа е целото ажурирање. Ако не се собира на еден екран, тоа е извештај, а извештаите припаѓаат во поврзан документ за оние што сакаат детали.

Пријавете жолто рано

Најтешката навика е да признаете проблем пред да го решите. Инстинктот е да се чека додека не имате решение, за лошата вест да пристигне со добра придружба. Одолејте.

Ризик пријавен две недели однапред е разговор за опции: да се отстрани функција, да се помести датумот, да се додаде буџет. Истиот ризик пријавен два дена пред рокот е извинување. Клиентите многу полесно ги простуваат проблемите отколку доцното дознавање, а агенциите што рано сигнализираат жолто се оние на кои им се доверуваат поголеми проекти.

Корисно правило: ако би ви било непријатно да објасните на состанок зошто не сте го споменале во последното ажурирање, споменете го сега.

Бидете искрени што значи „зелено“

Дефинирајте ги боите еднаш и држете се до нив. Зелено значи на добар пат, без потребна акција. Жолто значи дека постои ризик со кој управуваме, а клиентот треба да знае. Црвено значи дека датумот, буџетот или обемот ќе се променат ако не се случи нешто.

Без дефиниции, зеленото се лизга кон „сѐ уште ништо не е експлодирало“, а клиентот учи да го игнорира целиот систем. Кога тимот означува жолто и го дава разлогот во една линија, читателите му веруваат на сигналот.

Прилагодете ја динамиката на проектот

Неделно е разумна основа, но е само основа. Двонеделен бренд спринт може да бара кратка порака секој понеделник и четврток. Долг договор за одржување може да бара само месечен резиме и алармирање кога нешто ќе се расипе. Изберете ритам, наведете го на почетокот и одржувајте го и во мирните недели. Кратко „нема новости, сѐ е на план“ е информација. Тишината не е.

Праќајте ги ажурирањата на истото место во исто време. Предвидливата петочна попладневна порака се чита, а случајната се архивира.

Комбинирајте го писменото со разговор во живо

Писмените ажурирања не го заменуваат разговорот. Тие го прават пократок. Петнаесетминутен повик секоја втора недела, врз основа на последното ажурирање, е местото каде се решаваат непријатните теми: прашања за обемот, променети приоритети, засегната страна што замолкнала. Ажурирањето ја поставува агендата, а повикот го решава она што текстот не може.

Брз тест

Пред да испратите, поставете си три прашања. Дали шефот на клиентот, читајќи само ја првата линија, би ја знаел состојбата на проектот? Дали секое барање јасно кажува кој што должи и до кога? Дали нешто во пораката би било новост за клиентот следната недела ако го испуштите?

Ако одговорите се да, да и не, испратете.

---

PNK WORKS ги информира клиентите со кратки, искрени ажурирања и јасни одлуки во секоја фаза. Започнете проект.